Lorsque Jason Morris a lancé Round Table Law en 2012, il s’est buté au même problème que plusieurs autres juristes. L’avocat albertain voulait intégrer ses systèmes de courriels et de facturation pour simplifier la gestion de dossiers, mais les logiciels existants ne rendaient pas la tâche facile pour un praticien occupé.

« J’ai utilisé Microsoft SharePoint, mais il n’avait pas les fonctions nécessaires pour être utilisé dans la gestion de la pratique », dit-il. « C’était trop de travail pour un avocat et je n’avais pas le temps de le programmer. »

Me Morris s’est alors tourné vers Clio, l’un des programmes canadiens les plus populaires en matière de gestion de dossiers. Clio envoie automatiquement des courriels, inscrit des renseignements sur des clients dans des modèles utilisés pour la facturation et la rédaction de documents, et génère automatiquement des étiquettes pour de nouveaux clients. 

Me Morris et plusieurs autres avocats découvrent ainsi comment la technologie peut aider à alléger leur fardeau de travail. L’intégration de nouvelles technologies et de la gestion du travail rend possible la création d’un système sans papier, abordable, et axé sur les besoins des clients, qui plait tant aux praticiens qu’à ceux qu’ils servent. 

Voici quelques façons dont la technologie peut faire une différence dans la vie d’un juriste.

 

Attirer la clientèle

Ce n’est plus suffisant d’attendre que les clients vous trouvent sur le site web de votre firme. Aujourd’hui, les consommateurs font leur propre recherche en ligne pour trouver exactement ce qu’ils veulent et ceux qu’ils veulent — et les options ne manquent pas.

« Quand les gens entendent parler d’un avocat, la première chose qu’ils font est d’aller voir sur internet », dit Natalie Waddell, présidente et fondatrice de LawyerLocate.ca. Le site web de marketing juridique permet aux utilisateurs de choisir parmi une banque de plus 200 juristes classés selon leur localisation et domaine d’expertise. 

La vague de l’avenir est le marketing par vidéo, ajoute Mme Waddell, qui a établi LegalTube.ca, un portail où les utilisateurs peuvent fouiller dans une banque de centaines de vidéos sur diverses questions du droit. « Nous voulions fournir un outil pour faire la promotion d’avocats et conserver du contenu à un seul endroit. Nous n’avons pas de vidéos qui font trop “vente“. Nous voulons des vidéos qui servent de guides. »

Edyta Kowalewska, une avocate de Toronto qui cherche des approches innovatrices de rendre les services juridiques plus accessibles pour les individus et les entreprises, a créé LawyerLinx, un marché juridique où les consommateurs peuvent magasiner pour un avocat. Les clients peuvent trouver la bonne personne avec LegalMatch, soumettre et recevoir des propositions de juristes par l’entremise de On Demand Legal Services ou chercher dans le réseau juridique du site. 

« LawyerLinx est conçu pour réduire les difficultés auxquelles les clients sont confrontés lorsqu’ils veulent trouver le bon avocat pour leur problème juridique, selon leurs préférences, leur budget et leurs délais », dit-elle. « Les gens ne cherchent pas un avocat en droit de la famille, mais quelqu’un qui connait les questions de garde. Nous fournissons un lien entre les avocats et les consommateurs de services juridiques. »

 

L’accueil de nouveaux clients

Les formulaires d’inscription de nouveaux clients vont du traditionnel papier, pour ceux qui se présentent en personne, aux documents PDF pour les visiteurs en ligne. Chez Axess Law, qui s’est établi dans divers Wal-Mart à travers l’Ontario, les avocats et techniciens juridiques remplissent des formulaires d’inscription, qui sont entreposés dans le nuage.

« Générer des documents sans avocat, juste des techniciens ou un représentant du service à la clientèle, n’est pas la même expérience ou est insuffisant », dit le cofondateur Mark Morris. « L’interaction avec des avocats apporte une plus-value. »

 

Travailler un dossier

Plus d’avocats utilisent des logiciels pour générer automatiquement des documents et réviser des contrats pour sauver du temps et de l’argent. Cette approche a permis à Axess Law d’offrir des testaments à 99 $.

« Nous avons des moteurs de création de documents intégrés dans notre système », explique Me Morris. 

Pour les dossiers commerciaux, le délai de révision de docu­ments peut être raccourci considérablement en triant les dossiers en format électronique. Kira DiligenceEngine peut parcourir des milliers de documents et repérer les informations importantes.

« La révision de contrats […] est généralement faite par des avocats juniors et elle est très complexe », note Noah Waisberg. Un ancien avocat spécialisé en droit corporatif, il a cofondé DiligenceEngine avec Alex Hudek, un étudiant en sciences informatiques de l’Université de Waterloo. 

« Parfois, vous devez passer à travers 20 000 contrats. Nous avons décidé de régler ce problème par l’informatique. Nos clients font un travail plus précis en 20 à 60 % moins de temps. »

 

Gérer les litiges

La technologie joue aussi un rôle important dans la gestion de dossiers de litige alors que les juristes et les cours cherchent des moyens de simplifier les processus. Les nouveaux programmes comme Lexop aident les avocats et les juges à mieux gérer les délais de leurs dossiers.

Les règlements de différends en ligne sont aussi vus comme une opportunité de moderniser les procédures. Pour les clients qui cherchent une alternative aux tribunaux, des provinces développent des programmes de règlement des différends en ligne qui sont facilement accessibles au public. Le Civil Resolution Tribunal (CRT) de la Colombie-Britannique, qui doit prendre son envol cette année, aidera les parties à résoudre en ligne des différends de petites créances ou de baux résidentiels. 

« La technologie permettra au public d’être des participants actifs de leur système de justice en abolissant les obstacles comme les coûts, les délais et la complexité », dit Shannon Salter, présidente du CRT. « Plusieurs personnes sont habituées d’utiliser des outils en ligne dans d’autres sphères de leur vie. Il est temps que le système de justice s’y mette pour mieux servir le public. »

 

La facturation

Quand vient le temps de facturer le client, les juristes peuvent économiser dans les coûts de papiers et d’envois postaux en utilisant l’un des nombreux programmes dis­ponibles en ligne. Clio introduira bientôt un système de ta­bleau de bord qui surveillera les cibles d’heure facturables, la productivité et les communications. 

 

Entreposer les dossiers

Une fois le dossier terminé, c’est un bon moment pour revoir les politiques de votre firme concernant la conservation de dossiers. La plupart sont maintenant entreposés électroniquement et de plus en plus, les firmes utilisent l’informatique en nuage comme moyen utile de conserver et partager les documents de leurs clients.

« Pour choisir le bon fournisseur de services en nuage, vous devez faire vos recherches : à qui appartiennent les données? Où sont-elles situées? Quel est le niveau de sécurité digitale? » souligne Mitch Kowalski, auteur d’Avoiding Extinction, Reimagining Legal Services for the 21st Century.

 

Rester à jour

Vos dossiers bien entreposés, il est maintenant temps de vous préparer pour votre prochain client. La formation fait partie de cette préparation. La technologie fait aussi son œuvre dans cette sphère : des webinaires comme le programme de l’ABC « Maîtres en pratique » ont eu plus de 6000 inscriptions l’an dernier.

Quelle sera la nouvelle frontière des services juridiques? Les programmes informatiques remplaceront-ils les avocats? N’a­yez crainte : la technologie a réduit ou éliminé certaines tâches traditionnelles, mais le besoin pour une touche humaine n’a pas disparu. 

« Nous sommes concentrés sur la manière dont les avocats peuvent mieux servir les clients », dit Joshua Lenon, avocat en résidence de Clio. « Les clients n’avaient pas la possibilité de remplir leurs propres documents auparavant. Les avocats investissent dans des outils qui permettent aux clients d’être des partenaires et ces derniers l’apprécient. Les gens veulent que les avocats les guident dans le processus. »

 

Natalie Waddell

LawyerLocate.ca Inc.

Nommez un outil technologique que vous devez avoir (autre qu’un téléphone ou une tablette) 

• Basis Peak (un capteur d’activité physique et de sommeil)

Qu’est-ce qui vous garde éveillé la nuit?  

• En ce moment, rien, grâce à mon Basis Peak. :)

Quelle est la prochaine grande tendance sur le marché juridique? 

• Des vidéos utilisés pour éduquer et non seulement pour vendre. 

Comment un juriste peut-il penser comme un innovateur? 

• Échangez vos idées avec des gens qui pensent différemment de vous.

 

Noah Waisberg

cofondateur et PDG de Kira DiligenceEngine

Nommez un outil technologique que vous devez avoir (autre qu’un téléphone ou une tablette)

• DiligenceEngine, mon MacBook Pro et des écouteurs téléphoniques.

Qu’est-ce qui vous garde éveillé la nuit?

• Trop de travail!

Quelle est la prochaine grande tendance sur le marché juridique?

• Des logiciels qui aident les avocats à faire de plus en plus de leur travail.

Comment un juriste peut-il penser comme un innovateur?

• Le gros de la pratique du droit est prête à être auto­matisée. Un bon endroit  où débuter est de consi­dérer des tâches à volume élevé, répétitives et où les détails doivent être faits correctement.

 

Mark Morris

cofondateur d’Axess Law Professional Corporation

Nommez un outil technologique que vous devez avoir (autre qu’un téléphone ou une tablette)

• Salesforce et l’application mobile Saleforce. Toute l’information de la compagnie au bout de vos doigts, en tout temps.

Qu’est-ce qui vous garde éveillé la nuit?

• Sur le plan personnel, mon enfant de deux ans. Quand dormira-t-il finalement pendant toute une nuit? Au niveau du travail, l’avenir du détail. L’attitude des consommateurs face aux achats change. Nous sommes ancrés dans le détail. Nos destinées sont interreliées.

Quelle est la prochaine grande tendance sur le marché juridique?

• Les structures commerciales alternatives. Des changements aux règles de propriété en matière juridique s’en viennent en Ontario. Également, des réductions supplémentaires des honoraires pour différents services. Les services juridiques n’ont pas encore atteint de seuil. Je m’attends à ce que les taux horaires facturés par les avocats continuent à chuter. 

Comment un juriste peut-il penser comme un innovateur?

Je ne suis pas certain qu’il y a une bonne réponse à cette question, mais voici certaines des leçons que j’ai apprises en lançant Axess Law :

• Souvenez-vous que le standard de qualité d’un nouveau concept est celui de l’acceptabilité, pas de la perfection. Du point de vue d’un innovateur, cela signifie de ne pas attendre qu’un produit soit parfait avant de le lancer.  

• Soyez prêts à recommencer. Souvenez-vous des longues heures passées au bureau durant votre stage? Soyez prêt à les refaire encore et encore.

• Ne pensez pas toujours comme un avocat. Un avocat est doté d’une capacité précieuse d’analyse et de mitigation du risque. Cette habilité n’est pas nécessairement un atout au stade de l’élaboration d’idées, puisqu’il peut favoriser la peur et nuire à l’expérimentation. 

 

Avenirs en droit: Transformer la prestation des services juridiques au Canada

Voici un extrait du rapport de l’Initiative Avenirs en droit sur le rôle de l’innovation au sein de la profession juridique.

La technologie peut à la fois soutenir la profession juridique et la perturber en transformant radicalement la façon dont fonctionne un marché. Du point de vue international, Richard Susskind, conseiller expert pour le projet Avenirs, indique ce qui constituera à l’avenir, selon lui, d’importantes technologies juridiques perturbatrices : 

• l’assemblage automatisé de documents;

• la connectivité incessante;

• le marché juridique électronique; 

• l’apprentissage en ligne;

• l’encadrement juridique en ligne; 

• l’approvisionnement libre (open source); 

• des collectivités juridiques fermées;

• la gestion de projets et de flux de travaux; 

• le savoir juridique intégré;

• le règlement des différends en ligne; 

• la recherche juridique intelligente;

• l’avalanche de données (big data);

• ainsi que la solution de problèmes par système d’EIAO. 

 

Qu’il ait entièrement raison ou non, les prévisions de Susskind et sa catégorisation des technologies perturbatrices, c’est qu’elles se ré­percutent non seulement sur la production et la prestation des services juridiques, mais aussi sur la formation juridique, la recherche, la réglementation (à cause de nouveaux marchés et de nouveaux participants) de même que sur les structures d’entreprise. De plus, dans des secteurs tels que le règlement des différends en ligne, ces technologies perturbatrices permettent leur utilisation comme solution de re­change ou en combinaison avec le système de justice officiel.

Si l’on examine le marché juridique canadien, les systèmes et les applications qui suivent présentent un potentiel perturbateur semblable : 

• les services nuagiques qui procèdent à la déconstruction intelligente de documents en vue de faciliter la participation des clients à l’élaboration de contrats; 

• les portails qui permettent aux avocats de gérer la production et l’échange de documents entre des parties différentes;

• l’orientation juridique en ligne;

• Les technologies qui permettent aux avocats de dispenser des conseils virtuels dans des champs de pratique présentant des risques ou une certaine complexité, peu importe la nature ou le caractère routinier des questions;

• des sites d’évaluation et de crowdsourcing où des particuliers peuvent évaluer des entreprises au lieu d’entamer des procedures;

• les technologies et les téléconférences pour des services juridiques en ligne et à distance; 

• ainsi que le recours accru au dépôt électronique et à d’autres initiatives judiciaires, telles que les transcriptions électroniques.

De vastes tendances se dessinent sur le plan technologique : davantage de puissance de traitement, des dispositifs plus portables ainsi que des systèmes plus intelligents. La profession juridique canadienne ne peut présumer qu’à l’avenir, les concurrents seront seulement des avocats. On peut facilement concevoir d’un monde dans lequel un moteur « GoogleLawyer », performant et souple, assemblé à partir des données exclusives de Google, pourrait devenir le plus grand concurrent de la profession. 

Pour consulter le guide au complet, visitez cbafutures.org