Quand tout va mal

Les experts prédisent que les conditions météorologiques exceptionnelles vont sévir davantage dans les prochaines années. Pensez aux inondations de Calgary, au rude hiver des Ma­ritimes, aux tempêtes de verglas et aux tornades de l’Ontario. Malgré le risque que de telles catastrophes se multiplient, le plan de reprise après sinistre de nombreux cabinets d’avocats n’est pas à jour, si tant est qu’ils en aient un.

Avant de se lancer à son compte (LeDrew Law), Susan Ledrew travaillait pour un cabinet de St. John’s qui conservait la plupart de ses dos­siers récemment clos au sous-sol. Quand il a été inondé, il y a quel­ques années, toute l’é­quipe a été mobilisée : « Nous avons dû trier des papiers trempés et maculés pour dé­ter­miner ce qui était ré­cu­pérable ou ce qu’il fallait absolument sau­ver », explique-t-elle.

Cette crise « nous a sans aucun doute distraits de notre travail, en plus de monopoliser notre personnel. C’était un sale boulot; frustrant, pénible et stressant », ajoute-t-elle.

Quand les rivières Bow et Elbow sont sorties de leur lit le 20 juin 2013, 350 000 personnes ont dû être éva­cuées du centre-ville.

Comme beaucoup de cabinets, Field Law n’avait pas de plan établi en cas de catastrophe, au moment des inondations. Mais aujourd’hui, il en a un. « Après ce désastre, c’était clair : nous devions en élaborer un, pour y consigner ce que nous avions appris et ce qui avait fonctionné ou non », indique Doreen Saunderson, associée.

Elle est passée en mode réaction lorsqu’elle a reçu un courriel de son assistant l’informant, tard dans la soirée, que la Ville « avertissait la population de ne pas se rendre dans le centre-ville ». Après s’être assurée que ses collègues et le personnel étaient en sécurité, qu’ils savaient qu’il ne fallait pas se présenter au bureau et que les dossiers étaient toujours sécurisés, elle s’est concentrée sur la reprise des activités.

La plupart des employés ont pu travailler à distance. Les principaux membres de l’équipe tenaient quotidien- nement des conférences télé­pho­ni­ques, et un courriel était envoyé cha­que jour au personnel pour le tenir au fait de la situation.

Me Saunderson explique que son cabinet a eu de la chance parce que ses serveurs se trouvaient à Edmonton et étaient toujours fonctionnels : « Si cela s’était passé dans nos bureaux d’Edmonton, tout le cabinet se serait trouvé sans ressources. Nous avons donc dé­ménagé nos serveurs dans un centre de données sécurisé. »

Vance Langford, un collègue de Me Saunderson, explique que les technologies de l’information doivent être au cœur de la planification en cas de si­nistre : « Si vos données sont sauve­gardées et conservées en lieu sûr, si vous avez accès à tous les dossiers de vos clients sur un serveur, votre travail ne devrait pas trop s’en ressentir, même si vos locaux sont inutilisables. »

D’après lui, la préparation d’un cabi­net pour ce type de situation peut même témoigner de sa force en gé­néral : « Si vous être préparé, vous montrez votre caractère et vos compétences, mais également vos aptitudes en affaires. »

Se préparer à un désastre

La création d’un plan d’urgence est une tâche complexe et accaparante. 

Commencez par ceci :

• Dressez une liste des risques potentiels.

• Vérifiez que vos assurances commerciales couvrent vos besoins.

• Mettez sur pied une équipe d’intervention d’urgence et désignez les personnes pouvant prendre des décisions.

• Créez une liste de contacts rassemblant les numéros de téléphone, les cour­riels, les adresses et les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence de tous les employés.

• Faites la liste des relations importantes du cabinet, y compris les clients, les avocats de la partie adverse, les tribunaux, les locateurs, les courtiers d’assurance, les fournisseurs, etc.

• Prévoyez une ligne d’urgence pour tenir le personnel informé de la situation régulièrement.

• Choisissez un endroit où travailler et où recevoir vos clients si vos bureaux sont hors d’usage.

• Faites un inventaire complet de votre matériel de bureau (fabricant, modèle et numéro de série).

• Installez un pare-feu et un logiciel antivirus sur vos ordinateurs et vos réseaux, et tenez-les à jour.

• Faites des sauvegardes régulièrement et conservez vos données ailleurs que dans vos locaux.

• Révisez le plan sur une base régulière.

Attaque de pirates

Les désastres météorolo­giques ne sont pas les seuls facteurs de risque pour les cabinets d’avocats : les cyberattaques sont également à la hausse.

Les autorités policières ont prévenu les grands cabinets américains que « leurs dossiers électroniques sont la cible d’es­pions et de voleurs en Chine, en Russie et ailleurs, y compris aux États-Unis, qui cherchent des renseignements précieux sur de possibles fusions d’entreprises, des brevets et secrets commerciaux, des dos­siers de litige et plus », indique un article de Bloomberg paru en mars 2015. Il y est également mentionné que parmi les 100 plus grandes firmes américaines, au moins 80 ont été victimes de cyberintrusions.

Assurez-vous!

Lisez attentivement votre police d’assurance pour savoir ce qui est couvert et ce qui ne l’est pas. Vérifiez que vos assurances commerciales couvrent tous les coûts des dommages possibles, c’est-à-dire pas seulement les bâtiments et leur contenu, mais aussi les données conservées sur les ordinateurs.

L’offre de polices d’assurance informatique va croissant, selon Dan Pinnington, vice-président, prévention des réclamations et relations avec les intervenants, de LAWPRO à Toronto. Ces polices peuvent couvrir notamment « la communication accidentelle de renseignements confidentiels, la violation de la propriété intellectuelle ou du secret professionnel, les atteintes à la réputation, la responsabilité relative aux dommages causés aux systèmes d’un tiers ou l’accès limité à un système ou à de l’information ». Ce type de couverture prend en charge « les frais d’envoi d’avis en cas de brèche de sécurité, les activités de gestion de crise et ainsi de suite ».

Pour prévenir la perte catastrophique de vos dossiers informatiques, assurez-vous qu’une copie de sauvegarde complète est faite régulièrement, re­­com­­mande Pinnington. Elle devrait être conservée en dehors de vos locaux, au cas où l’édifice subirait des dommages. « Idéalement, faites une copie de sauvegarde complète chaque nuit. Comme ça, vous ne perdrez jamais plus d’une journée de travail. » Vérifiez que la copie fonctionne cor­rec­tement. Il conseille également aux avocats de considérer les services de sau­ve­­­garde infonuagiques : « Ils offrent des options intéressantes pour la sécurité et tout le reste. »