Adapter son espace de travail à ses besoins

Quand on entre dans les bureaux du cabinet Oakley Family Law à Calgary, on ne se sent pas dans un cabinet juridique typique. Une œuvre d’art excentrique mettant en scène des grenouilles et des cochons à lunettes est accrochée au mur orange vif. La présence de Jet, un chien croisé (golden retriever, bouvier bernois et caniche) de 100 livres, a un effet apaisant. Et les entretiens avec la clientèle se déroulent normalement sur les divans confortables que l’on trouve sur les lieux.

Le hall d'entrée du cabinet Oakley Family Law

Le code vestimentaire est tout aussi décontracté. En effet, les chandails à capuchon avec logo du cabinet et les jeans sont monnaie courante, et il n’est pas nécessaire de cacher ses tatous.

« Pas besoin de dépenser de l’énergie pour se fondre dans l’environnement. C’est possible d’adapter l’environnement à soi-même », avance Melissa Oakley, fondatrice du cabinet.

Elle encourage les membres du personnel à décorer leur bureau comme ils veulent. Dans le sien, on trouve une licorne en blocs LEGO, un poème encadré qui appartenait à son grand-père et des bracelets d’amitié provenant d’un concert de Taylor Swift.

Tout cela fait partie de sa philosophie : un milieu décontracté met non seulement la clientèle à l’aise, mais permet aussi à son équipe de 15 personnes d’être plus efficace.

« On fait un travail stressant, affirme-t-elle, donc il faut que nos locaux permettent la détente. »

Se préparer au succès

Paula Price abonde dans le même sens. Selon cette ancienne avocate plaidante devenue formatrice certifiée ainsi que fondatrice d’Uplevel Lawyer Coaching à Vancouver, pour créer un espace de travail où l’on peut donner le meilleur de soi-même, il faut d’abord comprendre comment fonctionne son cerveau.

« Pour exceller, il faut savoir qui l’on est, de même que connaître ses forces et faiblesses, ses préférences et les conditions dans lesquelles on performe le mieux », affirme-t-elle.

Paula Price

Cela peut aller du niveau d’éclairage et de l’ergonomie à l’aisance avec la technologie. Selon M^e Price, un bon point de départ consiste à déterminer si vous êtes de type « classeur » ou « accumulateur ».

Les personnes de type classeur préfèrent un espace de travail propre et non encombré, avec peu d’objets. Pour faire le suivi de leurs tâches, elles optent pour des calendriers électroniques et des applications. C’est le cas de M^e Oakley : elle évite le papier pour que son bureau soit un endroit calme où elle peut se concentrer.

« Le chaos et moi ne faisons pas bon ménage », résume-t-elle.

Les personnes de type accumulateur, elles, gèrent leur travail avec des outils visuels et physiques. Elles ont tendance à garder les documents à portée de vue pour savoir ce qu’elles doivent faire ensuite. Elles peuvent préférer les dossiers papier, les notes manuscrites, les calendriers muraux et les horloges visibles pour avoir une idée de l’heure et des échéances.

Il faut aussi se demander si la présence des autres nous stimule ou si l’on préfère travailler seul. Si le choix ne vous revient pas, il faut trouver des moyens simples d’ajuster notre environnement à notre convenance.

Par exemple, selon M^e Price, si l’ambiance d’un bureau partagé vous distrait, un casque antibruit pourrait s’avérer efficace. Si, au contraire, voir des gens travailler vous motive, envisagez des applications de « double corporel ». Vous serez jumelé par vidéo ou audio à une personne et pourrez travailler ensemble en silence. Il y a aussi des communautés en ligne qui offrent des séances de travail en groupe pour améliorer la concentration et la responsabilisation.

Réduire les frictions et instaurer des systèmes

Une fois la base établie, réfléchissez aux façons de maintenir l’ordre.

« L’encombrement et le désordre créent une surcharge mentale, laquelle fait augmenter le taux de cortisol et l’anxiété et nuit à la concentration », explique Heather Davies, organisatrice professionnelle et ancienne procureure de la Couronne qui a fondé BirchTree Organizing à London, en Ontario, en 2019.

Elle recommande de repérer et de régler les problèmes dans notre système d’organisation. Où avez-vous tendance à empiler des documents? Avez-vous assez d’espace sur votre bureau? Finissez-vous par placer des dossiers par terre? Avez-vous un endroit pour suspendre vos toges?

À l’instar de M^e Price, M^me Davies fait valoir qu’il n’y a aucune solution universelle.

Heather Davies

« Tenez compte de votre personnalité et de vos habitudes; essayez de les intégrer à votre environnement plutôt que d’en faire abstraction », conseille-t-elle.

Cela dit, il y a quelques grands principes à ne pas oublier.

Assurez-vous que chaque chose a sa place, et gardez à portée de main ce que vous utilisez souvent. Évitez ce qui est trop complexe : plus votre système est simple, moins il y aura de désordre. Votre système doit aussi fonctionner quand vous êtes débordé ou qu’une affaire urgente imprévue se présente, donc soyez réaliste.

« Organisez votre environnement d’après votre personnalité actuelle, pas selon ce que vous rêvez de devenir », déclare M^me Davies.

Une approche essais-erreurs est parfois nécessaire pour trouver ce qui convient, mais il ne faut pas lâcher. Lorsque vous aurez le bon système, prenez l’habitude d’y consacrer quelques minutes chaque jour.

« Organiser son environnement et le maintenir en ordre sont deux choses différentes, relève M^me Davies.

C’est comme pour n’importe quoi d’autre; plus on s’exerce, meilleur on devient. »

Enfin, n’oubliez pas que vos systèmes d’organisation devront être adaptés à l’évolution de votre pratique, de vos responsabilités et de votre équipe.

Profiter des avantages d’un espace de travail bien adapté

Personne n’a le plein contrôle sur son environnement de travail. En revanche, plus on comprend nos besoins, mieux on peut adapter notre espace de travail pour atteindre notre plein potentiel.

« La question reviendra toujours à notre personnalité », soutient M^e Price.

Comme le souligne M^e Oakley, si les petites distractions vous dérangent, vous ne pourrez pas vous concentrer pleinement sur vos tâches.

Bibelots sur l'étagère de Melissa Oakley

C’est pourquoi l’optimisation de votre environnement physique peut avoir de nombreux avantages.

« Grosso modo, si vos espaces et systèmes sont simples et structurés, vous gagnez en efficacité et en productivité, résume M^me Davies.

Je pense sincèrement que c’est un avantage pour toutes les facettes de la pratique, mais aussi hors du cadre professionnel. »

* Vous avez arrangé votre espace de travail? Restez à l’affût; la suite de cet article expliquera aux avocats occupés comment bien gérer leur temps