Au-delà des bureaux physiques

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Un mois avant que la COVID-19 ne nous donne tous un cours intensif sur les appels Zoom et le travail à distance, Luanne Schlosser, de Saskatoon, avait déjà laissé tomber le modèle des bureaux physiques pour son cabinet.

Elle a fondé Lunova Law à Saskatoon au début de 2020, en se spécialisant dans le droit de la propriété intellectuelle, de la protection de la vie privée et des technologies. 

« Le concept était un modèle de pratique en ligne qui tirerait parti des technologies pour réduire les obstacles aux interactions des gens avec les services juridiques », dit-elle.

La réduction des frais généraux était une grande motivation, ce qui lui a permis de réduire le montant des factures et d’améliorer la commodité pour les clients tout en payant mieux le personnel. Plusieurs des entrepreneurs aux horaires chargés à qui Me Schlosser offre ses services préfèrent les appels téléphoniques ou vidéo au tracas des réunions en personne, et l’emplacement géographique n’est pas une barrière.

Aussi, la transition vers une pratique en ligne lui a donné plus de liberté pour consacrer du temps à ses intérêts personnels, lui permettant de travailler tout en emboîtant le chemin de Saint-Jacques de Compostelle ou en voyageant pour prendre part à des compétitions de danse irlandaise.

« Je peux vivre toutes ces grandes passions auxquelles de nombreux juristes des cabinets traditionnels doivent renoncer parce qu’ils sont enfermés dans leur bureau », explique-t-elle.

Lisa Stam

Depuis que Lisa Stam a lancé Spring Law à Toronto en 2017, la capacité de recruter des talents s’est déclarée comme l’un des plus grands avantages. Aujourd’hui, les quinze personnes qui composent son petit cabinet totalement virtuel travaillent depuis l’Ontario, le Honduras, le Guatemala et les Philippines, mettant à profit différentes perspectives et expériences.

« J’ai l’impression que cela fait de nous de meilleurs juristes, avance-t-elle. Nous apprenons sans cesse les uns des autres. »

De même, le modèle en ligne crée des occasions de travailler à distance au service de la clientèle. Lorsque David Brannen, qui dirige Resolute Employment and Disability Lawyers, a commencé à publier des billets de blogue sur le droit des personnes handicapées en 2013, il a reçu des demandes d’aide de partout au Canada.

Pourquoi pas? a-t-il pensé. Juriste du Nouveau-Brunswick, il a obtenu le droit d’exercer dans toutes les provinces de l’Atlantique, ainsi qu’en Ontario et en Alberta, et il a embauché des juristes partout au pays. Aujourd’hui, la plupart des huit membres de son équipe travaillent à distance.

Le succès, en action

Me Brannen, qui n’a pas rencontré de client en personne depuis 2015, affirme que l’exploitation de son cabinet en ligne est plus facile que jamais.

« Les clients n’ont jamais été plus disposés à travailler dans ce type de contexte, et les tribunaux n’ont jamais été aussi accommodants. »

Les technologies requises pour passer à la pratique du droit en ligne sont également faciles à obtenir. Un logiciel de gestion de cabinet infonuagique peut rationaliser la prise en charge des clients et fournir un accès sécurisé à chaque dossier à partir de n’importe où. Teams, Zoom ou Google Meet proposent des services de vidéoconférence, tandis que des plateformes comme Google Docs et Slack permettent au personnel de travailler simultanément sur des documents à partir de différents endroits. Les services de signature numérique, comme DocuSign, permettent de conclure des accords à distance.

La clé pour mener à bien une exploitation en ligne est de créer une expérience fluide et transparente qui ne force pas les clients à utiliser une demi-douzaine de plateformes.

« L’exploitation en ligne ne signifie pas que vous devez utiliser tous les outils technologiques qui sont à votre disposition », soutient Me Schlosser.

Réfléchissez à la façon dont vous allez répondre aux exigences de la pratique du droit dans un contexte virtuel, notamment pour confirmer l’identité d’un client lors d’un appel vidéo ou pour éviter que le secret professionnel de l’avocat ne s’applique involontairement. Assurez-vous que tous les membres de votre équipe travaillent à partir des mêmes versions de formulaires, de politiques et de précédents judiciaires, et établissez des procédures opérationnelles normalisées.

« Construisez une infrastructure dès le premier jour afin d’éviter toute situation chaotique », conseille Me Stam.

La cybersécurité est également un aspect important, mais c’est le cas pour tout cabinet. Utilisez un logiciel professionnel et assurez-vous d’avoir mis en place les protocoles adéquats.

« La sécurité se résume toujours aux individus, explique Me Brannen. Votre appareil est-il sécurisé? Avez-vous des mots de passe? »

Il faut aussi prendre en compte la logistique du travail à distance. Où le courrier sera-t-il livré? Avez-vous besoin d’un espace pour des réunions en personne occasionnelles? Est-ce que vous et les membres de votre équipe disposez du matériel nécessaire pour travailler?

David Brannen

David Brannen a un petit bureau à Moncton où les documents peuvent être déposés, mais il travaille au quotidien à partir de sa maison en région rurale, où il a accès à une connexion Internet de qualité commerciale.

Lisa Stam exige des employés qu’ils signent un accord où ils s’engagent à garder les enfants loin de l’ordinateur de travail et à disposer d’un espace réservé au travail.

« Je ne veux pas de travail dans une salle à manger », mentionne-t-elle.

Luanne Schlosser a fini par louer un espace de travail après s’être rendu compte que le partage de la maison avec son mari, lui aussi juriste travaillant à distance, était trop difficile. L’accès à cet espace hors site pour les semaines où elle ne voyage pas a changé la donne.

Défis et récompenses

Bien sûr, un modèle virtuel ne convient pas à tout le monde. Beaucoup de gens préfèrent la camaraderie qui va de pair avec le travail en personne avec des collègues.

Il n’est pas non plus approprié pour chaque type de pratique. Les réunions en personne dans un bureau peuvent avoir du sens dans le domaine du droit pénal, tandis que des signatures manuscrites peuvent encore être exigées pour certains testaments et successions. Et si un cabinet prend trop d’ampleur, la gestion en ligne peut devenir plus difficile.

Ensuite, il y a la question de savoir comment construire une culture forte en ligne sans les interactions spontanées qui se produisent dans un bureau physique.

Pour favoriser ces liens, Me Stam a instauré des réunions stratégiques hebdomadaires en ligne réunissant toute l’équipe, des réunions trimestrielles en personne et une retraite hivernale plus longue pour renforcer les liens qui assurent la cohésion au sein de son cabinet.

Me Schlosser planifie deux fois par semaine des appels vidéo avec son assistante basée à Edmonton et se réunit avec son associé, soit dans leur bureau loué, soit en ligne.

Chez Resolute Employment and Disability Lawyers, David Brannen rencontre tous les jours son personnel sur Google Workspace, et tient des événements en personne une ou deux fois par année.

Cela peut effectivement nécessiter des efforts plus soutenus. Cependant, tous les trois s’accordent à dire que la flexibilité d’un modèle virtuel en vaut la peine.

« C’est une excellente façon de prendre votre vie en main, explique Me Brannen, citant l’absence de temps de déplacement, les promenades en forêt à l’heure du dîner et la compagnie de ses deux petits chiens pendant qu’il travaille. Le style de vie est au cœur de cette décision. »